Previo al procesamiento del pago, debe emitirse la Documento formal de Adjudicación que contenga:

• Identificación del proveedor seleccionado.
• Método de contratación utilizado y su justificación.
• Motivos que fundaron la selección del proveedor.
• Referencia al número de expediente, OC/OT y factibilidad presupuestaria.

El Documento formal de Adjudicación se archiva en el expediente de compra como documento de cierre del proceso.

El expediente de compra completo debe contener en orden: (1) Solicitud/OT, (2) Factibilidad presupuestaria, (3) Calificación de proveedor, (4) Cotización o justificación de compra directa, (5) Aprobación según monto, (6) OC/OT generada, (7) Documento formal de Adjudicación, (8) Factura con descripción detallada, (9) Certificación del servicio, (10) Copia de instrumentos resultantes si corresponde, (11) Comprobante de pago. NOTA: Para procesos realizados mediante Subasta Electrónica Inversa (Sistema SIGEMYT/TRASUS), el expediente incorpora adicionalmente la documentación propia de ese método, que tiene su régimen específico regulado en la Sección 6: Informe Técnico de Determinación de Precio Tope (Anexo 4), informe de resultados de la subasta con detalle de precio tope, precio final y mejora obtenida, y liquidación del canon variable devengado a TRASUS.

El Jefe de División Compras verifica la completitud del expediente antes de remitirlo a Administración para el pago.