9.4.5 - Control de Administración y reporte al Directorio
Administración lleva un registro consolidado mensual de todas las operaciones realizadas mediante los tres instrumentos y cualquier modalidad de pago, por área y por empleado. Dicho registro es auditado trimestralmente y debe estar disponible para la Comisión Fiscalizadora en todo momento. Si en el análisis mensual se detecta alguna de las siguientes situaciones, Administración genera alerta formal al Directorio:
- Un área supera el equivalente a 3 veces el monto mensual del fondo de Caja Chica en operaciones de Reconocimiento de Gastos en un mismo mes.
- Un empleado tiene más de 2 anticipos sin rendir en los últimos 60 días corridos, en cualquier modalidad.
- Se detectan operaciones que, sumadas o en combinación de instrumentos y modalidades, configuran un patrón de fraccionamiento.
- Discrepancias entre extractos de tarjeta y comprobantes rendidos en ERP, en cualquier instrumento.
- Consumos con tarjeta fuera del rubro autorizado o en horario o ubicación incompatibles con el destino declarado del gasto.
- Uso reiterado del Reconocimiento de Gastos en conceptos que debieron tramitarse por el circuito formal del ECOMPRAS-001.