9.4.4 - Régimen de Tarjetas Corporativas y Precargables
Las Tarjetas Corporativas y las Tarjetas de Débito Precargables son instrumentos emitidos por Ecom Chaco S.A. o cargados con fondos de la empresa para facilitar la operación de Caja Chica y Anticipos sin manejo de efectivo. Su régimen es el siguiente:
Emisión y asignación
- Las tarjetas se emiten o gestionan a través de Administración, que lleva el registro de todas las tarjetas activas, su titular, el instrumento al que están asociadas (Caja Chica o Anticipo) y los límites configurados.
- Toda tarjeta se emite a nombre de Ecom Chaco S.A. La asignación al titular responsable es nominal pero no implica propiedad personal del instrumento.
- Administración configura en cada tarjeta el límite máximo correspondiente al fondo o anticipo aprobado. El límite no puede ser excedido bajo ninguna circunstancia.
- Para las Tarjetas Corporativas, Administración puede configurar restricciones por rubro (combustible, alojamiento, proveedores habilitados) cuando la naturaleza del gasto lo permita, como capa adicional de control.
Uso y custodia
- El titular es responsable de la custodia física de la tarjeta. El extravío o robo debe comunicarse a Administración de inmediato para el bloqueo. La demora en la comunicación hace al titular responsable de los consumos realizados en el período sin reporte.
- Las tarjetas solo pueden usarse para pagos directos a proveedores o comercios con emisión de comprobante fiscal. Está expresamente prohibido el retiro de efectivo en cajeros automáticos o ventanillas bancarias.
- Las tarjetas no pueden prestarse ni cederse a terceros, incluso empleados de la misma área.
- Fuera del horario laboral, las tarjetas deben resguardarse en el ámbito de la empresa o en poder del titular. No pueden usarse fuera del objeto autorizado en ninguna circunstancia.
Rendición y bloqueo
- El extracto o resumen de movimientos de la tarjeta es un documento obligatorio de la rendición. Debe adjuntarse en ERP junto con los comprobantes fiscales individuales de cada operación.
- Al cierre de cada período de rendición (mensual para Caja Chica, a los 5 días hábiles del gasto para Anticipos), Administración verifica que cada movimiento del extracto tenga su comprobante fiscal correspondiente cargado en ERP.
- Toda discrepancia entre el extracto y los comprobantes rendidos - consumos sin comprobante, montos que no coinciden, rubros diferentes a los autorizados - genera alerta inmediata a la Presidencia y al Jefe del área.
- Al finalizar la relación laboral del titular o ante cambio de función, la tarjeta se bloquea de inmediato y se rinde el saldo pendiente antes del egreso. Administración verifica que no queden consumos sin rendir.
Registro del parque de tarjetas
- Administración lleva un registro actualizado de todas las tarjetas emitidas o asignadas, con: número de tarjeta (enmascarado), titular, instrumento asociado, límite vigente, fecha de última rendición y estado (activa / bloqueada / en proceso de rendición).
- Este registro es auditado por la Comisión Fiscalizadora trimestralmente, junto con el control del Tablero de Transparencia de Subastas previsto en la Sección 6.