11.2.7 Módulo 7 - Expediente digital inmutable
El expediente digital es el registro permanente de todo el proceso. Una vez cerrado, no puede ser modificado por ningún actor del sistema, incluyendo los administradores.
- El expediente incluye en orden cronológico: la SC publicada (pliego incluido), el log de notificaciones con acuses de recibo, las consultas de proveedores y las respuestas de Compras, las ofertas descifradas con sus metadatos de presentación, el cuadro comparativo con timestamp de apertura, la decisión de adjudicación con la justificación cuando corresponda, y la/s Orden/es de Compra resultante/s.
- El expediente está disponible para consulta de: el área de Compras (su propio proceso), la Gerencia General (todos los procesos), el Directorio (todos los procesos), auditores externos con acceso temporal y acotado a procesos específicos, y organismos de control con orden formal.
- La integridad del expediente es verificable mediante el hash encadenado de todos sus documentos - cualquier alteración posterior es detectable criptográficamente.
- El expediente se conserva un mínimo de 10 años desde el cierre del proceso, de acuerdo con las políticas de retención documental de ECOM CHACO S.A.