10.3 - APROBACIÓN DE SERVICIOS: REGISTRO OFICIAL
Los servicios que pueden pagarse con tarjeta corporativa del Directorio bajo el régimen de esta Sección conllevan la aprobación previa de acuerdo a los límites establecidos seguidamente. Esta aprobación tiene vigencia hasta la revisión anual siguiente o hasta que el Directorio la revoque expresamente.
Esta matriz que reconoce que el Presidente o Directores tienen facultades estatutarias de representación, indica que sus decisiones de gastos están topadas por:
- Gastos de Gestión Ordinaria (Sin autorización previa): Compras o pagos digitales que no superen un monto de umbral determinado (hasta USD 3.000 o su equivalente en moneda nacional por transacción al momento de la acción) y que estén estrictamente vinculados al giro del negocio o a gastos de representación institucional.
- Gastos Extraordinarios (Con autorización requerida): Cualquier gasto que supere ese umbral, o que implique contratos de suscripción a largo plazo (ej. un software de infraestructura que comprometa a la empresa por años), requiere la firma conjunta de otro Director, del Gerente General, o la aprobación previa del Directorio asentada en acta o Resolución.
Pero, aunque el Presidente (O Director) tenga la tarjeta y el poder para apretar el botón de "Comprar", él no debe controlar todo el circuito del dinero. "El poder de gastar no implica el poder de auto-aprobar la rendición contable". Todo gasto de la alta dirección debe ser visado por el responsable de Finanzas o el Auditor Interno para verificar que cumple con las políticas de la empresa. El diseño del control es el siguiente:
- Ejecución: El Presidente (o Director) realiza la compra en la plataforma de e-commerce.
- Custodia/Registro: El área de Administración o Finanzas recibe el resumen de la tarjeta directamente del banco.
- Conciliación: El Presidente (o Director) por medio de Secretaría está obligado a entregar el comprobante (invoice o factura y datos de la compra) a Administración.