El área solicitante identifica la necesidad e informa a División Compras. Antes de iniciar el proceso de importación, Compras debe verificar y documentar que el bien no está disponible en el mercado nacional en condiciones equivalentes de precio, calidad, plazo o especificación técnica. Esta verificación es obligatoria y se incorpora al expediente como documento de inicio.

Se carga la solicitud en el ERP conforme el proceso ordinario del ECOMPRAS-001, indicando en el campo Observación que se trata de una importación y consignando el monto estimado en la moneda de origen. Administración evalúa la factibilidad presupuestaria con especial atención a la disponibilidad de divisas y la modalidad de pago internacional habilitada por la normativa cambiaria vigente al momento de la solicitud.

División Compras solicita cotización a uno o más proveedores extranjeros previamente identificados. La cotización debe incluir obligatoriamente: precio unitario y total en la moneda del contrato, condiciones de entrega (Incoterm aplicable), plazo de entrega, garantía técnica ofrecida y condiciones de pago. Se recomienda obtener un mínimo de dos cotizaciones cuando el mercado lo permita. Las cotizaciones se adjuntan al expediente en ERP.

Con la cotización en mano, División Compras eleva al Directorio: (a) informe de necesidad con verificación de ausencia de alternativa local; (b) cotización/s recibidas; (c) cuadro comparativo si hubiera más de una cotización; (d) propuesta de adjudicación con el Incoterm sugerido y el costo total estimado de la operación (precio + flete + aranceles + despacho). El Directorio aprueba mediante Resolución formal que autoriza el proveedor, el monto máximo, la moneda y la modalidad de pago.

El Sector Legal revisa el contrato o la orden de compra internacional antes de su firma, verificando: las condiciones del Incoterm acordado y la distribución de responsabilidades y riesgos; las garantías del fabricante y su exigibilidad desde Argentina; la jurisdicción aplicable en caso de controversia; y la validez y suficiencia del mandato al despachante de aduanas. El dictamen favorable es condición necesaria para avanzar al paso siguiente.

División Compras designa al despachante de aduanas habilitado para la operación y le otorga el mandato formal. El despachante es responsable de: la clasificación arancelaria de los bienes bajo la Nomenclatura Común del MERCOSUR (NCM); la determinación de los aranceles, tasas y restricciones aplicables; la confección y presentación de la destinación de importación; la gestión de licencias o permisos previos si correspondieran; y el seguimiento del despacho hasta la liberación y entrega de la mercadería.

Con la Resolución del Directorio y el dictamen legal aprobados, División Compras emite la orden de compra al proveedor extranjero. Administración gestiona el pago conforme la modalidad aprobada (carta de crédito, transferencia anticipada, pago a la vista u otra) y da cumplimiento a las regulaciones del BCRA vigentes. Toda operación cambiaria se documenta y se incorpora al expediente.

División Compras realiza el seguimiento del embarque en coordinación con el despachante de aduanas y el agente de carga. Al arribo de la mercadería al punto de ingreso al país, el despachante gestiona el despacho a plaza: presentación de la destinación de importación, pago de tributos aduaneros, liberación y flete interno hasta el destino final en las instalaciones de ECOM.

Al recibirse la mercadería, el área solicitante y/o el sector técnico competente realizan la verificación de conformidad: que los bienes corresponden en marca, modelo, versión, cantidad y especificación técnica a lo cotizado y aprobado. Se emite la Certificación de Conformidad firmada por el responsable del área, que integra el expediente de compra. Sin esta certificación, Administración no procesa ningún pago ni liquidación de gastos pendiente.

División Compras verifica que el expediente contenga la totalidad de la documentación obligatoria (ver tabla siguiente) y emite la Resolución de Adjudicación que cierra formalmente el proceso. El expediente completo es remitido a Administración para el cierre contable de la operación y su registro patrimonial si correspondiera (bienes de uso).